SmartLegal Notariaat een innovatief kwalitatief kantoor volgens de KNB

/in /door

De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) heeft samen met haar leden een systeem opgezet om de kwaliteit en integriteit van de beroepsgroep te bevorderen: het peer review. Dit is een intercollegiale toetsing waarbij ieder notariskantoor eens per drie jaar door een auditor wordt getoetst. Sinds 1 januari 2009 is een peer review verplicht.

Op 14 mei 2019 heeft SmartLegal Notariaat een audit gehad door mevrouw mr. J. de Kroon-Janssens en mr. C. Klein. Wij hebben inmiddels het rapport ontvangen en zij hebben als volgt geconcludeerd:

“Een innovatief kwalitatief kantoor, waar de nadruk wordt gelegd op cliëntgericht werken en waar mede door het gebruik van interactieve communicatiemiddelen cliënten op creatieve wijze worden geïnformeerd en tegelijk een hoge mate van efficiency wordt bereikt.”

Door de gelijkmatige werkverdeling is er voldoende tijd beschikbaar om een zaak kwalitatief goed te behandelen.

Peer review
Het peer review staat voor krachtige intercollegiale toetsing van de kwaliteit en integriteit van de notaris en zijn praktijk. Uitgangspunt van het peer review is dat beroepsgenoten het beste kunnen beoordelen of een kantoor kwalitatief goed en integer werkt. Het peer review controleert ook de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Leidraad bij het peer review zijn negentien criteria die in samenspraak met de beroepsgroep tot stand zijn gekomen. Daarnaast geeft een auditor vaak waardevolle tips die de notaris helpen bij het verbeteren van zijn bedrijfsvoering en het verhogen van de kwaliteit. De meeste notarissen ervaren het peer review dan ook als positief; het zet ze ‘op scherp’.

Het peer review is weliswaar intercollegiaal, maar zeker niet vrijblijvend. Iedere toetsing resulteert in een duidelijke rapportage met een overzicht van de bevindingen en aandachtspunten. Bij tekortkomingen krijgt het kantoor tijd om verbeteringen door te voeren. Bij kleine tekortkomingen wordt de controle hierop schriftelijk afgehandeld, maar bij grote tekortkomingen volgt een heraudit. Als klachtwaardig handelen wordt vermoed, volgt een uitgebreid nader onderzoek. Eventueel dient de KNB vervolgens een klacht bij de Kamer van Toezicht in.