Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• De verwerking opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van voorbereiden en afhandelen van notariële akten (dossier) van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: wettelijke verplichting.
• De verwerking verstrekken door middel van doorzending: concepten en dossierstukken aan derden met toestemming cliënt van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: toestemming cliënt.
• De verwerking opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap van persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden: uitvoering overeenkomst (in opdracht van cliënt).
• De verwerking verstrekken door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in register KNB, Belastingdienst, registerhouders, Centraal testamentenregister, van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk: wettelijke verplichting.
• De verwerking verstrekken door middel van doorzending van hypotheekafschriften met bankverklaring ten behoeve van hypotheekverstrekking, van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk: hypotheekvestiging (financiële instellingen).
• De verwerking vastleggen, raadplegen ten behoeve van legalisering van handtekeningen, van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk: toestemming cliënt.
• De verwerking verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens voor aanleg registratie ten behoeve van acquisitie en/of nieuwsbrieven en dergelijke, vindt plaats op basis van toestemming.
• De verwerking verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten, vindt plaats op basis van toestemming.
• De verwerking verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie , vindt plaats op basis van wettelijke verplichting.
• De verwerking verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. ten behoeve van aanleg en beheer personeelsdossier; het legitimeren van een werknemer, het bewaren van de loonbelastingverklaring, vindt plaats op basis van wettelijke verplichting.
• De verwerking verzamelen, vastleggen en bewaren sollicitatiegegevens, vindt plaats op basis van toestemming.
Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister
• Makelaar of andere adviseur in verband met een opdracht waarin u één van de partijen bent
• Schenker
• Gemeente (-lijke instellingen)
Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• KNB
• Belastingdienst
• Tolken
• SvB
• Banken
• Uw contractspartijen
• Advocatenkantoren
• Andere notariskantoren
• Andere direct betrokkenen zoals de Vereniging van Eigenaars in geval van eigendomsoverdracht
Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan vernemen wij dit graag via e-mail (info@smartlegal.nl). U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

BELANGRIJK
Onze verplichtingen kunnen worden opgeschort indien wij als gevolg van COVID-19 of door maatregelen vanuit de overheid niet aan onze verplichtingen kunnen voldoen.

1. SmartLegal (hierna: SmartLegal) is handelsnaam van RTL Legal B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, die ten doel heeft het uitoefenen van de notarispraktijk.
2. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op iedere opdracht aan SmartLegal, daaronder begrepen iedere vervolgopdracht of gewijzigde of aanvullende opdracht.
3. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door SmartLegal, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De werking van artikel 7: 404 Burgerlijk Wetboek (“BW”), dat voor het laatst genoemde geval een regeling geeft, en de werking van artikel 7: 407 lid 2 BW, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt in het geval waarin twee of meer personen een opdracht hebben ontvangen, worden volledig uitgesloten.
4. Indien zich bij de uitvoering van een opdracht onverhoopt een gebeurtenis – waaronder ook een nalaten begrepen wordt – voordoet, die tot aansprakelijkheid leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen waarop de door SmartLegal gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico dat SmartLegal onder die beroepsaansprakelijkheidsverzekering draagt. Indien door of in verband met de uitvoering van een opdracht of anderszins schade aan personen of zaken wordt toegebracht, wordt aansprakelijkheid uitdrukkelijk uitgesloten.
5. Voor zover personen die in verband met de uitvoering van opdrachten van opdrachtgevers worden ingeschakeld, hun aansprakelijkheid in verband daarmee willen beperken, houden alle aan SmartLegal gegeven opdrachten de bevoegdheid van SmartLegal in om dergelijke aansprakelijkheidsbeperkingen mede namens die opdrachtgevers te aanvaarden. Iedere eigen aansprakelijkheid van SmartLegal voor onverhoopte tekortkomingen van deze ingeschakelde personen is uitgesloten.
6. De onder 4 opgenomen aansprakelijkheidsbeperking geldt ook voor het geval dat ten onrechte een opdracht geweigerd mocht zijn en daaruit schade mocht voortvloeien.
7. Verstrekte opdrachten worden door SmartLegal uitsluitend uitgevoerd ten behoeve van de opdrachtgever. Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden, en meer in het algemeen aan de wijze waarop aan die verstrekte opdrachten al dan niet uit voering is gegeven, geen rechten ontlenen.
Een vordering op SmartLegal mag niet worden gecedeerd of worden verpand.

8. Op de rechtsverhouding tussen SmartLegal en haar opdrachtgevers is Nederlands recht van toepassing. Alleen de Nederlandse rechter is bevoegd van enig geschil tussen SmartLegal en een opdrachtgever kennis te nemen.
9. Niet alleen SmartLegal, maar ook alle personen – zowel zij die op enigerlei wijze aan RTL Legal B.V. zijn verbonden als ook derden – die bij de uitvoering van enige opdracht van een opdrachtgever zijn ingeschakeld, kunnen op deze Algemene Voorwaarden een beroep doen.
10. Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, bij gebreke waarvan Opdrachtgever van rechtswege (dus zonder dat enige aanmaning of nadere ingebrekestelling vereist is) in verzuim is.
In geval van verzuim is Opdrachtgever over het factuurbedrag of het niet betaalde gedeelte daarvan een vertragingsrente verschuldigd van 1% per maand of een gedeelte van een maand, te rekenen vanaf de vervaldatum tot de datum van betaling.
De buitengerechtelijke incassokosten worden gesteld op minimaal 15% van het niet betaalde gedeelte van de factuurbedragen (inclusief BTW).
Indien SmartLegal haar vordering in een gerechtelijke procedure (arbitrage en bindend advies daaronder begrepen) aanhangig heeft gemaakt, is Opdrachtgever gehouden de met deze procedure gemoeide werkelijke kosten te vergoeden. Hieronder zijn begrepen de kosten van advocaten, procesgemachtigden, alsmede het aan arbiters of bindend adviseurs verschuldigde honorarium en vastrecht, ook indien deze een eventuele proceskostenveroordeling op grond van artikel 237 en verder van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering te boven gaan.
Deze vergoeding van de kosten zal steeds, zodra (interne of externe) juridische bijstand door SmartLegal is ingeroepen, respectievelijk door SmartLegal incasso maatregelen worden genomen, zonder dat enige nadere vorm van bewijs nodig is, in rekening worden gebracht en door Opdrachtgever verschuldigd zijn.

1. De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd.

2. Op grond van de Notariswet moeten alle cliënten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren hun identiteit door de notaris laten vaststellen en laten verifiëren met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs. De mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is bepalend voor de omvang van het onderzoek dat de notaris op grond van de Wwft verplicht is te doen.

3. De notaris heeft geen meldingsplicht als eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt.

4. Wij kunnen u bijvoorbeeld naar de herkomst van gelden vragen of u verzoeken de herkomst schriftelijk te bevestigen.

Het is mogelijk dat de bank negatieve rente in rekening brengt op de Derdengelden Rekening. Wij berekenen dan de negatieve rente aan u door berekend over het bedrag van u dat op deze rekening staat. Dit kan relevant zijn voor koper en verkoper van een woning, maar ook voor erfgenamen.